GESTIONAR EN UN MOMENTO DE CRISIS

Laura San Martín
Directora MBA dental

Ante la crisis originada por la pandemia del #COVID19, la respuesta de tu clínica dental debe ser rápida y anticiparse a los escenarios que nos vamos a encontrar en el regreso, diseñando medidas para minimizar su impacto y reforzar nuestro modelo de gestión.

LA IMPORTANCIA DE LA TESORERÍA
El cese de actividad, total o parcial, de nuestra clínica va a modificar la normalidad de las operaciones económicas y financieras de los próximos meses. El «cash» de tu clínica dental es un indicador necesario para hacer frente a las obligaciones, por tanto, esencial para asegurar su viabilidad, por lo que se precisarán medidas para la captación de liquidez adicional, por ello, centraremos nuestra atención en las siguientes líneas:

  1. Identificación del impacto y análisis de las necesidades.
    Antes de tomar decisiones, debemos realizar una radiografía de la situación actual de la tesorería y cuantificar las necesidades de liquidez a corto plazo.
  2. Revisión de acuerdos y capacidad de endeudamiento.
    Es importante que identifiques las condiciones que tenías con proveedores, bancos anteriores al estado de alarma, porque es la vía que nos permitirá aumentar la liquidez.
  3. Desarrollo de acciones internas para la protección de la caja.
    Debemos implementar medidas que nos permitan generar una liquidez de forma rápida, para ello elaboraremos una previsión de la tesorería y plan de optimización de recursos.
  4. Actualización de ayudas externas y específicas #COVID19.
    Las clínicas deben estar al tanto de las medidas que está adoptando el Gobierno en términos fiscales y legales.
  5. Asegurar la sostenibilidad de las acciones.
    Para llevar a cabo estas medidas, debemos establecer objetivos específicos, tomar decisiones basadas en un plan de acción (Plan de sostenibilidad empresarial) y coordinar al equipo de trabajo.

ANÁLISIS Y PREVISIÓN
La liquidez financiera es un indicador clave, nos indica el estado de salud de nuestra clínica midiendo la capacidad de generar dinero efectivo de forma inmediata.
Una vez analizada la situación, elaboraremos un presupuesto de ingresos y costes para los próximos meses, considerando el comportamiento de los cobros de pacientes y pagos a proveedores, tanto los devengados con anterioridad a la situación del estado de alarma, como los que se prevean para los próximos meses en base a la actividad esperada.
Automatizar y ajustar los pagos y cobros, son aspectos fundamentales para garantizar a corto, medio y largo plazo el volumen de gastos. Una de las acciones específicas, que deberás realizar, es una gestión eficiente de las cuentas a cobrar a través de un plan de acción de cobro actualizado de los pacientes.
Además, deberemos valorar si podemos establecer alguna medida adicional de reducción de costes y contención del gasto. Es recomendable revisar gastos externos, servicios o contratos y determinar su importancia/rentabilidad. También, debemos considerar los compromisos financieros de préstamos, pagos de impuestos, entre otros y el aplazamiento o fraccionamiento del pago de impuestos.
Otra medida que nos puede ayudar es la optimización del stock, tener un exceso puede perjudicar seriamente la liquidez.
Para establecer el Plan de Acción, debemos diseñar un cronograma, con las medidas y acciones que se llevarán a cabo en cada periodo desde el inicio de la crisis y medir resultados.

AYUDAS
Aunque nuestra clínica cuente con una estructura financiera poco endeudada, para superar la tensión financiera, es preciso valorar en esta situación la necesidad de dotarse de alguna línea de financiación, para asegurar la liquidez en caso de que se alargue el periodo de crisis y la recuperación de la normalidad económica.
En este momento, junto con medidas de contención de los costes del equipo de trabajo, a través de los ERTES (que trataremos en la siguiente guía) y el conjunto de medidas laborales, se ponen a disposición de las empresas facilidades financieras para obtener mayor liquidez o para renovar las operaciones que tengan próximo su vencimiento.
Estas facilidades financieras se concretan fundamentalmente en la posibilidad de obtener financiación avalada por el Estado para garantizar las operaciones de financiación que otorguen las entidades financieras.
Las líneas ICO COVID19, (Instituto de Crédito Oficial) se han activado para ayudar a autónomos, pymes y empresas en este periodo facilitando el acceso al crédito y liquidez para hacer frente al impacto económico derivado de la crisis.
Con esta financiación, podrás hacer frente a pagos de salarios, gastos fijos, pagos a proveedores, pagos de vencimiento de financiación y obligaciones tributarias.
Este tipo de ayudas serán útiles para seguir avanzando y disminuir las consecuencias de la situación excepcional ocasionada por el cese de actividad.
El 50% de estas ayudas se reservarán para garantizar préstamos a autónomos y pymes. Más información: https://www.ico.es/web/ico/ico-empresas-y-emprendedores También puedes consultar condiciones específicas en tu entidad bancaria.
Real Decreto-ley 11/2020: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2020-4208

RE-NEGOCIACIÓN
Para aumentar la liquidez, es esencial la negociación y renegociación de nuevas condiciones, tanto con las entidades financieras como con el resto de los proveedores.
Si tienes varios prestamos contratados, plantea la posibilidad de reunificar las deudas en un único pago que te permita reducir los intereses a pagar.
Revisa los plazos de pago a proveedores y negocia mejores condiciones de compra y precios que te permitan mejorar la liquidez.
Antes de negociar o renegociar, debes tener claros tus objetivos, establecer la radiografía actual de tu tesorería, y determinar las necesidades a medio y largo plazo.
Algunos aspectos que son valorados por parte de las entidades bancarias son la capacidad de solvencia (patrimonio), la capacidad de hacer frente al pago de las cuotas periódicas de amortización (reembolso) y el funcionamiento-capacidad gerencial de la clínica dental.

ASPECTOS CLAVE
Abordar esta situación de una manera eficiente en base a un modelo de análisis y gestión estructurado, es la clave para asegurar el mantenimiento de tu clínica dental y el regreso a la normalidad de tu practica clínica diaria.

  1. ANALIZAR
  2. GESTIONAR DE FORMA EFICIENTE
  3. AUMENTAR LA LIQUIDEZ
  4. NEGOCIAR-RENEGOCIAR
  5. ACTUAR DE FORMA RÁPIDA Y EFECTIVA

EQUIPO DE TRABAJO
Durante estas semanas, debes establecer un mecanismo de comunicación efectiva y estandarizado con tu equipo de trabajo y proveedores, ya que será un periodo con cambios continuos y en los que debéis actuar de una forma rápida y coordinada.
Actualízales sobre la situación y medidas temporales que se van a desarrollar, y que tienen repercusión directa sobre su trabajo y asignación de funciones.
Recuerda que esto, es una labor de equipo y tanto para la preparación durante esta fase, como para la reanudación la actividad habitual, deberás contar con su implicación y proactividad.

PACIENTES
Aunque estamos viviendo una situación que requiere una gran dedicación y atención a aspectos internos de nuestra clínica, no debemos olvidarnos de nuestros pacientes. Durante estas semanas, no debes perder la comunicación con ellos.
Es importante que adaptes tus mensajes a la situación de crisis sanitaria, que es motivo de preocupación e interés.
Alinea todas las acciones que realices a tu estrategia de comunicación, la publicación de información corporativa adecuada sobre la crisis puede mejorar la imagen de la clínica dental y es parte de la responsabilidad social.
Selecciona la vía o medio que mejor se adapte a sus necesidades (Newsletters, RRSS, Web…).
Actualiza la Web, redes sociales ante posibles cambios de horarios, actividad…y comienza a elaborar un programa de llamadas los días previos al regreso de la actividad clínica.

REFLEXIÓN
Gestionar de forma eficiente nuestra clínica dental, siempre ha sido importante, ya que los recursos de los que disponemos para afrontar nuestra actividad son limitados (recursos humanos, materiales, tiempo) .

Para optimizar nuestros resultados y rentabilizar nuestra práctica clínica diaria, debemos tomar decisiones basadas en un modelo de gestión estructurado y basarnos en un método evidenciado, al igual que lo hacemos en la planificación diagnóstica y terapéutica.

Con esta crisis, se acentúa aun más la necesidad de llevar a cabo una gestión efectiva, y sin duda, será un entorno en el que las clínicas dentales que presenten un modelo sólido se posicionarán en una situación de ventaja competitiva, frente a sus competidores.

Aunque en esta guía, nos hemos centrado en aspectos financieros, debes recordar que un modelo de gestión que impulse tu clínica dental, debe ser integral, y por tanto, abordar todas las áreas implicadas para desarrollar un modelo de excelencia profesional.

En este momento, los odontólogos debemos ser además, buenos gestores, asignatura pendiente para la mayoría de los profesionales.
Esta crisis, será una oportunidad para mejorar y reforzar aquellos aspectos en los que debes trabajar (debilidades) para estructurar un modelo de gestión viable y sostenible.

Por tanto, diseñaremos una estrategia que nos permita aplicar las fortalezas sobre las debilidades para aprovechar las oportunidades.

Seguimos a tu disposición para ayudarte.
Un saludo afectuoso del equipo MBA dental

#staystrong

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